Нужно 10 встреч - сколько контактов загрузить в базу

Большинство отделов продаж работают с планом звонков. Реже - с планом встреч. Почти никогда - с формулой, которая связывает одно с другим.

К середине месяца база закончилась, план по встречам не выполнен, и никто не понимает, сколько контактов надо было загрузить с самого начала.

Эта статья - про расчёт в обратную сторону. Берём план встреч. Считаем, сколько контактов нужно загрузить, чтобы этот план выполнить. Три числа, одна формула, пример.

Если интересно, как устроена связка обзвона с горячей базой из DataLead - разбор здесь.

Почему план встреч не равен плану звонков

В большинстве отделов продаж расчёт выглядит так: нужно 20 встреч в месяц, значит надо звонить больше. Насколько больше - вопрос к менеджерам.

Менеджеры этого тоже не знают. Берут «интуитивное число» и начинают звонить.

Между первым набором номера и назначенной встречей происходит несколько событий, каждое со своей вероятностью:

• Набрали номер - ответили или нет?
• Ответили - согласились говорить или повесили трубку?
• Поговорили - контакт целевой или нет?
• Целевой - назначил встречу или «перезвоните потом»?

Каждый этап - это своя конверсия. Расчёт объёма базы для обзвона клиентов и строится на этих четырёх вопросах.

Какие три числа определяют объём базы?

Разберём каждое.

Число 1 - доля дозвонов. Из 100 набранных номеров сколько ответили? В B2B-обзвоне это обычно 15-30% - зависит от качества базы, времени звонка и сегмента. Купленная база из 2ГИС даёт ближе к 15%, горячая база (люди, которые недавно интересовались похожими продуктами) - ближе к 30%.

Это ваш первый фильтр. Из 100 контактов 70-85 не ответят вообще.

Число 2 - конверсия диалога в квалифицированный лид. Из тех, кто ответил и поговорил, сколько оказались целевыми? Целевой - это тот, у кого есть потребность, бюджет и право принимать решение (или влиять на него).

В B2B обычно 20-35%. Остальные - не те, не сейчас, не с тем бюджетом.

Число 3 - конверсия квалифицированного лида в встречу. Из тех, кто квалифицирован, сколько согласились на встречу? Здесь цифры уже другие - 50-70%, потому что человек уже подтвердил интерес.

Итого три числа: доля дозвонов, конверсия в квалификацию, конверсия в встречу. Дальше - простая математика.

Как считать от встречи к базе: формула

Формула:

Объём базы = план встреч / K3 / K2 / K1

Где:

K1 = доля дозвонов (например, 0.22 = 22%)

K2 = конверсия диалога → квалификация (например, 0.25 = 25%)

K3 = конверсия квалификации → встреча (например, 0.60 = 60%)

Разворачиваем:

1. 1Встречи → квалифицированные лиды: нужно 10 встреч. Делим на 0.60 = 17 квалифицированных контактов.
2. 2Квалифицированные → диалоги: 17 делим на 0.25 = 67 состоявшихся диалогов.
3. 3Диалоги → контакты в базе: 67 делим на 0.22 = 305 контактов в базе.

Итог: для 10 встреч при средних показателях нужна база из 300+ контактов.

Это не «позвоним 300 раз» - это загрузить 300 контактов, понимая, что часть не ответит, часть не целевая, часть скажет «не сейчас».

Пример расчёта: 10 встреч за месяц

Возьмём реальную ситуацию.

Компания продаёт промышленное оборудование, средний чек 300-500 тыс. Цикл сделки 2-4 месяца. Есть два менеджера по продажам, им поставлен план: 10 встреч в месяц на отдел (по 5 на человека).

Берём их реальные показатели за последние 2 месяца:

• K1 (дозвоны): 20% набранных номеров ответили
• K2 (квалификация): 25% поговоривших оказались целевыми
• K3 (встреча): 60% квалифицированных согласились на встречу

Считаем:

| Этап | Расчёт | Результат |

|---|---|---|

| Встречи (план) | - | 10 |

| Квалифицированных нужно | 10 / 0.60 | 17 |

| Диалогов нужно | 17 / 0.25 | 67 |

| Контактов в базе нужно | 67 / 0.20 | 335 |

Вывод: для выполнения плана в 10 встреч нужна база из 335 контактов.

Если грузить по 100 контактов в начале месяца - план выполнен не будет. Даже если менеджеры работают отлично.

Буфер. Рекомендую добавлять 20-30% к расчётному объёму - на номера с ошибками, на дубли, на контакты «в отпуске». Итого: 335 × 1.25 = 420 контактов.

Это первая цифра, с которой вы уже можете идти к руководителю и объяснять: «нам нужна база на 420 контактов для выполнения плана в 10 встреч».

Как квалифицирующий обзвон меняет математику?

При стандартном менеджерском обзвоне потери на этапе «дозвон» - это просто выброшенное время. Менеджер набрал, услышал короткие гудки, записал «недозвон», перешёл к следующему. Это 70-85% звонков.

При квалифицирующем обзвоне через CallLead формула меняется принципиально. Вы оплачиваете только состоявшийся диалог. Недозвоны - за счёт сервиса. Нецелевые - отсекаются до передачи вашему менеджеру.

В вашу воронку входят только контакты, которые:

• Ответили на звонок
• Выслушали суть
• Подтвердили, что тема им интересна

Конверсия «переданный контакт → встреча» у таких лидов выше: 60-70% уже от переданных, потому что они прошли квалификацию до попадания к вашему менеджеру.

Что это меняет в расчёте:

Без квалифицирующего обзвона (вся цепочка у менеджера):

• Нужно 335 контактов в базе → менеджеры тратят время на звонки 335 номерам

С CallLead (менеджер получает только квалифицированных):

• CallLead работает по тем же 335 контактам
• Но ваши менеджеры получают уже 17 квалифицированных контактов, а не 67 диалогов
• Время менеджера - только на встречи, не на первичный обзвон

По данным LEADLIFE, связка DataLead или WantLead + CallLead даёт примерно ×2 к результату по сравнению с работой только отдела продаж на той же базе. Это не гарантия, а прогнозируемый диапазон у большинства клиентов.

Математика понятна: если менеджер тратит 3-5 минут на каждый первичный звонок из 335 контактов - это 17-28 часов на обзвон. Если эти часы убрать - он проводит встречи.

Как адаптировать формулу под свои цифры?

Шаги:

Шаг 1. Возьмите статистику из CRM за 2-3 месяца.

Нужны три числа:

• K1: набранные номера и доля ответивших
• K2: состоявшиеся диалоги и доля целевых из них
• K3: целевые контакты и доля назначивших встречу

Если CRM не пишет это - попросите менеджеров вести журнал в любом формате хотя бы месяц. Без этих данных любой расчёт - угадывание.

Шаг 2. Рассчитайте нужный объём базы по формуле.

Объём базы = план встреч / K3 / K2 / K1

Прибавьте 20-25% буфер.

Шаг 3. Сравните расчёт с реальностью прошлого месяца.

Если в прошлом месяце выполнили план и база совпала с расчётом - формула работает. Если план не выполнили, хотя базы «должно было хватить» - ищите, на каком этапе просела конверсия.

Что делать, если данных нет (новый отдел или новое направление):

Начните с консервативных значений: K1=0.15, K2=0.20, K3=0.55. Это даст объём с запасом. После первого месяца реальных данных скорректируете.

Консервативный план на 10 встреч: 10 / 0.55 / 0.20 / 0.15 = 607 контактов.

Лучше иметь базу с запасом, чем останавливаться в середине месяца.

Какие ошибки ломают расчёт?

Ошибка 1. Считать конверсию «в среднем» без разбивки по этапам.

«У нас конверсия звонок-встреча 5%» - звучит как данные, но ничего не объясняет. 5% получилось из 20% дозвонов × 25% квалификации × 100% встреч? Или из 40% дозвонов × 12% квалификации × 100% встреч? Это разные базы для одного результата.

Без разбивки по этапам нельзя найти, где теряется воронка. И нельзя правильно посчитать нужный объём.

Ошибка 2. Брать показатели «по ощущениям» или по данным другого периода/сегмента.

«Когда-то продавали строителям, там было 30% дозвонов» - не значит, что сейчас при обзвоне клиентов из производства будет столько же. Сегмент, регион, время года и качество базы - всё влияет.

Данные должны быть свежие (последние 2-3 месяца) и по текущему сегменту.

Ошибка 3. Не закладывать буфер на «мёртвые» контакты.

В любой базе есть: недействующие номера, дубли, контакты компаний, которые уже не работают. В среднем 10-25% базы не пройдут первую проверку. Если не закладывать буфер - к концу месяца «живых» контактов не хватит.

Правило простое: добавляйте 20-30% к расчётному объёму всегда.

Что делать, когда база кончилась раньше плана?

Это самый частый кризис в отделах продаж с обзвоном клиентов.

Первый вопрос: на каком этапе потери больше, чем закладывали?

Посмотрите на данные за уже прошедшую часть месяца:

• Дозвонов было меньше, чем K1? Значит, качество базы оказалось хуже расчёта.
• Квалификация просела? Значит, скрипт или сегмент не совпали с ожиданиями.
• Квалифицированных много, а встреч мало? Что-то с предложением или временем звонка.

Второй вопрос: сколько базы нужно добавить?

Берём остаток плана (сколько встреч ещё нужно) и считаем по той же формуле. Но уже с реальными K, которые показал месяц, а не плановыми.

Пример: план 10 встреч, к 15-му числу сделали 3. Осталось 7. Оказалось, что K1 = 0.12 (а не 0.20, как планировали). Пересчитываем: 7 / 0.55 / 0.20 / 0.12 = 530 контактов нужно добавить.

Третий вопрос: откуда взять базу быстро?

Это уже вопрос источника. Если работаете с DataLead или WantLead - горячие контакты можно получить быстро. Если с купленными базами - нужно время на закупку и очистку.

Это ещё один аргумент в пользу того, чтобы планировать объём базы с запасом с самого начала. Добирать базу в середине месяца - дороже и медленнее. Подробнее о том, что происходит с контактом из DataLead после первого звонка - в отдельном разборе.

Итог: шаблон расчёта для вашего плана

Скопируйте в свой документ:

РАСЧЁТ ОБЪЁМА БАЗЫ ДЛЯ ОБЗВОНА КЛИЕНТОВ

Шаг 1. Внесите свои показатели:

K1 (доля дозвонов) = _____ %

K2 (конверсия диалога в квалификацию) = _____ %

K3 (конверсия квалификации в встречу) = _____ %

Шаг 2. Введите план:

Встреч нужно = _____

Шаг 3. Считаем:

Квалифицированных нужно = встречи / K3 = _____

Диалогов нужно = квалифицированных / K2 = _____

Контактов в базе нужно = диалогов / K1 = _____

Шаг 4. Добавить буфер 20-25%:

Итоговый объём базы = контактов × 1.25 = _____

Если данных нет - стартуйте с K1=0.15, K2=0.20, K3=0.55 (консервативно, с запасом).

Если хотите снизить нагрузку на менеджеров и передать им уже квалифицированные контакты - посмотрите, как устроен CallLead на leadlife.pro. Оплата только за диалог, от 40 рублей. Недозвоны - за счёт сервиса.

Источники

• LEADLIFE. CallLead - квалифицирующий обзвон. Официальный сайт leadlife.pro
• HubSpot Research. State of Sales Report 2023 (публичный ежегодный отчёт о конверсиях в B2B-продажах)
• RAIN Group Sales Research. What Sales Winners Do Differently (исследование конверсий B2B-продаж)
• SalesHacker Community. Cold Calling Benchmarks (сводные данные практикующих B2B-продажников)