Расторжение договора: 5 проверок, если базу хотят оставить

Подрядчик не получает права оставить контакты для любых будущих задач, когда вы оформляете расторжение договора. До согласия проверьте пять вещей: какие данные остаются, кто и зачем их хранит, какой срок применим, где лежат копии и чем подтвердят уничтожение. Ваше разрешение в переписке не заменяет основание для обработки данных людей.

Допустим, в октябре 2026 года вы завершаете кампанию. Исполнитель работал с телефонами людей, которые интересовались конкурентами, и просит сохранить таблицу «для отчётности и следующих проектов». Это условная ситуация, не история клиента. Отчёт по выполненной работе и список для новой кампании нужно рассматривать отдельно.

Отделите сведения о людях от реквизитов компании

Телефон вместе с именем сотрудника или другими сведениями, по которым можно определить человека, относится к персональным данным - информации о конкретном человеке. Название юридического лица и общий номер приёмной сами по себе не всегда позволяют определить физическое лицо. Проверяйте каждое поле таблицы, включая примечания, прежде чем решать судьбу выгрузки - файла, скачанного из рабочей системы.

Правило следует из определения в статье 3 закона № 152-ФЗ. Пометка «корпоративная база» не исключает закон, если в строках указаны люди. Сведения об индивидуальном предпринимателе тоже требуют проверки: предприниматель остаётся физическим лицом.

Попросите показать состав полей без пересылки полной базы в общий чат. Имя, прямой телефон, должность и заметка о разговоре могут оказаться в разных файлах, но вместе описывать одного человека. Для начала хватит перечня полей и описания связей между ними.

Цель хранения определяет обязанности подрядчика

Оператор персональных данных - тот, кто определяет цели и состав обработки. Подрядчик может выполнять действия по вашему поручению, то есть по согласованному заданию. Сохранение базы для его собственных продаж выходит за пределы такого задания. Для самостоятельной цели нужно отдельно проверить основание, допустимость передачи и обязанности получателя, даже если заказчик не возражает.

В поручении должны быть определены данные, операции и цели, а также предусмотренные законом обязанности по защите и подтверждению соблюдения требований. Часть 3 статьи 6 описывает этот минимум; один пункт о неразглашении его не заменяет. Условия можно закрепить в договоре или приложении - название документа не решает вопрос.

DataLead определяет телефоны людей, которые сейчас звонят конкурентам или изучают их предложения. Получение контакта не означает бессрочное разрешение на любое использование. До передачи такого списка исполнителю обсудите, что он делает с телефонами после окончания своей задачи.

Срок уничтожения отсчитывают от причины прекращения обработки

Срок уничтожения зависит от основания прекращения обработки, а не только от даты закрытия договора. При достижении цели обработки общее правило части 4 статьи 21 - уничтожить данные не позднее 30 дней с этой даты. У нормы есть исключения, связанные с отношениями с самим человеком и иными законными основаниями обработки без его согласия.

Окончание договора с исполнителем и достижение цели обработки могут не совпадать. Например, у заказчика ещё идёт согласованная работа с обращением, а услуги конкретного подрядчика уже завершены. Порядок прекращения доступа и судьбу его копий нужно определить отдельно.

В соглашении между двумя компаниями нельзя просто написать «храним бессрочно» и считать вопрос закрытым. Статья 5 ограничивает хранение целями обработки. Ссылку на обязательное хранение проверяйте по конкретной норме и конкретным документам, а не по общему объяснению «так требует бухгалтерия».

Резервный архив тоже нужно включить в проверку

Резервная копия - запасной экземпляр данных для восстановления после сбоя. Хранение такого экземпляра тоже относится к обработке. Если данные подлежат уничтожению, наличие архива не отменяет обязанность. При невозможности уничтожить данные в установленный срок часть 6 статьи 21 предусматривает блокирование - временное прекращение обработки - и уничтожение не позднее шести месяцев, если федеральный закон не установил иной срок.

Блокирование означает временное прекращение обработки, кроме необходимых для уточнения данных случаев. Такой режим нельзя подменять обещанием «мы просто не будем звонить». Исполнитель должен объяснить, почему уничтожение пока невозможно, как закрыто использование и когда данные исчезнут.

Составьте перечень мест хранения вместе с техническим специалистом: рабочая таблица, система учёта клиентов, почта, папки сотрудников, внешние хранилища, резервные архивы. Укажите привлечённых исполнителей, если они получали копии. Закрытие входа в основную программу не подтверждает уничтожение скачанных файлов.

Подтверждение зависит от способа работы с данными

При обработке на компьютерах уничтожение персональных данных подтверждают актом и выгрузкой из журнала регистрации событий - записей системы о выполненных действиях. Требования установлены приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Для обработки без средств автоматизации предусмотрен акт. При смешанной обработке нужны оба документа; обычное письмо «всё удалили» не заменяет установленное подтверждение.

Акт должен описывать уничтоженные данные, систему или носитель, способ, причину и дату уничтожения, а также ответственных лиц. Это не предложение прикладывать к общему письму открытый список телефонов: документы тоже передают с ограничением доступа. Акт и выгрузку хранят три года с момента уничтожения.

Документы для спора проверяют отдельно от рабочей базы

Документы, необходимые для исполнения законной обязанности или защиты прав, проверяют отдельно от рабочей базы контактов. Подрядчику нужно назвать основание, цель, состав сохраняемых сведений и срок. Наличие возможного спора не оправдывает автоматически хранение всех телефонов и записей разговоров. Сохраняйте только необходимый объём и ограничивайте доступ в соответствии с выбранным основанием.

Разведите ситуации в документе о завершении работ:

| Что хотят оставить | Что проверить | Что согласовать |

|---|---|---|

| Сводный отчёт без сведений о людях | Действительно ли по нему нельзя определить человека | Состав итоговых показателей |

| Документы для исполнения обязанности | Какая норма требует хранения именно этих документов | Срок и ограниченный доступ |

| Файлы для конкретного спора | Какие сведения необходимы и на каком основании | Минимальный состав и цель |

| Телефоны для следующих продаж | Есть ли основание для новой цели и её участников | Без проверки не разрешать использование |

Замена имени внутренним номером не обязательно убирает персональные данные. Если по сохранённой таблице соответствий человека можно определить, проверка не закончена. Обезличивание - изменение данных, при котором без дополнительной информации нельзя определить их принадлежность человеку; его нельзя объявить одной пометкой в названии файла.

У DataLead важна свежесть контакта. В технологической справке LEADLIFE на 02.09.2026 срок жизни горячих данных - сведений о текущем интересе - указан как 24-72 часа. Этот показатель описывает актуальность интереса, не юридический срок хранения. Сохранять старую таблицу для новых кампаний и получать актуальные контакты - разные задачи.

Запрос исполнителю перед закрытием работ

Запросите у подрядчика перечень сохраняемых сведений, целей, оснований и мест хранения, затем согласуйте действия по каждой группе. Назначьте ответственных за возврат, прекращение доступа и уничтожение, укажите применимые сроки и документы о результате. Письмо должно охватывать скачанные файлы и привлечённых исполнителей, если они были в цепочке, а не только основную программу учёта клиентов.

Можно начать с такого запроса. Он не заменяет согласованное поручение и юридическую оценку конкретной передачи:

text

В связи с завершением работ просим сообщить, какие данные и копии остаются у вас и у привлечённых исполнителей.

Для каждой группы укажите цель и правовое основание дальнейшего хранения, место хранения, круг лиц с доступом и срок.

Просим отдельно описать возврат результатов, прекращение доступа, уничтожение рабочих и резервных копий, а также документы, которыми будет подтверждено уничтожение.

Использование переданных контактов для самостоятельных рекламных кампаний не согласовываем. Если вы считаете дальнейшее хранение обязательным, просим назвать норму и необходимые категории документов.

Дальше действуйте по порядку:

1. 1Сверьте ответ с договором и фактическими действиями подрядчика.
2. 2Отделите документы с самостоятельным основанием хранения от базы для работы с контактами.
3. 3Согласуйте возврат нужных результатов и прекращение ненужных доступов.
4. 4Получите подтверждение уничтожения в применимом составе и проверьте охват копий.
5. 5Передайте юристу спорные основания и исключения до разрешения новой кампании.

Перед следующей кампанией проверьте основания передачи

До новой передачи контактов закрепите, кто отвечает за каждый этап работы с данными и что произойдёт при завершении услуги. Отдельно проверяйте основание получения телефонов и основания дальнейших действий. Продвижение товаров через прямые контакты средствами связи требует предварительного согласия человека по статье 15; договор с поставщиком контактов сам по себе этого не доказывает.

Для DataLead задача - передать телефоны людей, которые сейчас интересуются конкурентами. Как эти контакты попадут к вашему отделу продаж, какие документы подтверждают допустимые действия и что останется у исполнителя после кампании, нужно обсудить до начала работы. Автоматического разрешения на рекламный звонок из самого факта передачи телефона не следует.

По соседним ситуациям есть отдельные разборы: что проверить в договоре поставщика контактов, как действовать при запросе человека на удаление, что проверить в базе от партнёра.

Источники и границы рекомендаций

Закон о персональных данных описывает права человека и обязанности участников работы с его сведениями. Приказ Роскомнадзора устанавливает требования к подтверждению уничтожения. Открывайте нормы целиком вместе с исключениями: ссылка на отдельную часть не заменяет проверку основания. Для спорной ситуации подготовьте юристу исходные договоры и описание фактических действий с копиями.

• Определения данных и действий с ними, статья 3.
• Ограничение целей и срока хранения, статья 5.
• Основания и обязанности при поручении, статья 6.
• Предварительное согласие на продвижение, статья 15.
• Прекращение работы с данными и сроки, статья 21.
• Приказ Роскомнадзора № 179: требования к подтверждению уничтожения.

Перед запуском следующей кампании обсудите не только получение телефонов, но и порядок работы с ними до завершения услуги.